Herzlichen Glückwunsch zur Beförderung!
So, du bist nun eine Führungskraft: Entweder geplant durch einen vorbereiteten Talentmanagement-Prozess, wo Managementpositionen intern gezielt nachbesetzt werden und du dich wunderbar auf deine neue Rolle einstellen konntest oder als Überraschung: eine Weiterentwicklung ergibt sich aufgrund eines Ausfalls eines / einer Kolleg*in oder jemand verlässt “unerwartet” das Unternehmen.
So oder so, du hast jetzt mehr Verantwortung und vielleicht ja auch ein eigenes Team, aber wie gehst du ’s jetzt an?
Wichtiger erster Gedanke: Nimm dir den Druck heraus und setze einen Schritt nach dem anderen!
Welche Punkte bringst du schon mit und kannst du abhaken?
Hier unten findest du meine Checkliste mit den wichtigsten Führungsqualitäten für dich zur Orientierung. Hacke jene Punkte ab , die du schon erfüllst und reflektiere auf jene, die du noch etablieren bzw. weiterentwickeln möchtest.
Checkliste: Ich kann noch nicht alles abhaken, was nun?
Dir ist aufgefallen, dass du noch nicht jeden Punkt auf der Liste erfüllst? Alles gut, das ist ganz normal! 
Führung ist immer auch eine Entwicklung, daher lass uns gemeinsam die wichtigsten ersten Schritte zusammen durchgehen.
Als Leiter*in eines Teams, sei es mit Vorgesetztenfunktion oder ohne, ist es wichtig, gewisse Führungsqualitäten aufzuzeigen. Teammitglieder beobachten und imitieren das Verhalten ihres / ihrer Chef*in – hier zählt der altbekannte Spruch “Leading by Example”. Klingt in der Theorie einfacher als es ist. Welchen Führungsstil möchte ich an den Tag legen und wie werde ich dadurch wahrgenommen? Alles Themen, die man sich vorab gut überlegen sollte, damit man in der Leitungsfunktion ein gutes Vorbild ist und auch bleibt.
Ich habe für dich meine Top 5 Führungsqualitäten zusammengefasst, die ich mir angelernt habe, um eine überraschende Managementposition gut auszuführen – vielleicht helfen euch diese auch!
Die Top 5 Führungsqualitäten für Sicherheit im Team und Akzeptanz
Oft sind wir mit Leitungsaufgaben konfrontiert, ohne die disziplinarische Verantwortung für ein Team zu haben – eine unlösbare Aufgabe? Nein! – Es gilt mit der fehlenden Weisungsbefugnis und unterschiedlichen Interessen zurechtzukommen und die Machtstrukturen gezielt zu nutzen. Warum fällt es uns dann in der Praxis so schwer, dies zu akzeptieren und sein Team so zu führen, dass Aufgaben erledigt werden?
Machtstrukturen? In einem Projektteam arbeitet man auf Augenhöhe miteinander, da sind Positionstitel irrelevant. Es macht keinen Sinn, die Führungsrolle raushängen zu lassen, sondern Teamdynamiken zum Vorteil des Projektergebnisses zu nutzen.
1. Empathie
Empathie ist für eine hohe Akzeptanz als Führungsperson das Um und Auf – es ist nämlich die Fähigkeit und Bereitschaft zu verstehen. Was es dazu braucht? Ehrliche Aufmerksamkeit schenken – also sehen und gesehen werden als Mitarbeiter*in – und wirklich Interesse an deinem Gegenüber zeigen. Deine Mitarbeiter*innen möchten dein Wohlwollen und Wertschätzung für sich persönlich und ihre Leistungen, dann gehen sie auch “the extra mile”.
Wenn dein Mitarbeiter / deine Mitarbeiterin dir sein / ihr Herz ausschüttet, weil es privat gerade nicht so gut läuft, wäre eine gute Möglichkeit empathisch zu sein, durch Körpersprache wie Nicken Verständnis auszustrahlen. Aber auch gewisse Aussagen wie “das tut mir Leid zu hören”, “Danke, dass du mir das mitteilst – das war sicher nicht leicht für dich” würden das noch unterstreichen. Betrachte diese Möglichkeiten als Chance, dein Team und seine Bedürfnisse besser kennenzulernen. Sei dabei authentisch und wertfrei. Dein Gegenüber spürt deine Präsenz und ehrliche Anteilnahme. #bepresent
Heinz ist aufgebracht, weil er gerade erfahren hat, dass er die gewünschte Gehaltserhöhung nicht bekommt. Seine Performance war dieses Jahr unter den Erwartungen. Aufgewühlt stürmt er in das Büro seiner Vorgesetzten, Franziska.
DO:
“Ich verstehe, dass du überrascht bist. Lass uns gemeinsam besprechen, was zu der Entscheidung geführt hat und gemeinsam eine Lösung für die Zukunft erarbeiten. Gibt es einen Grund, warum dich diese Situation so aufwühlt?”
DON’T:
“Wir haben eine Entscheidung getroffen, jetzt ist es zu spät, darüber zu sprechen.”
2. Körpersprache
Dont
Lächelndes Gesicht und positive Haltung, bei schlechten Nachrichten
Zurückhaltende und reservierte Körpersprache, bei guten Nachrichten
Do
Freundliches Gesicht und positive Gestik, bei guten Nachrichten
Mimik zurückhaltend und angepasst auf die Nachricht, bei schlechten Nachrichten
Eine übereinstimmende Körpersprache und Kommunikation sind wichtig für Authentizität. Das heißt, beides sollte zusammen passen: gute Nachrichten mit positiver Körpersprache und negative Botschaften mit entsprechender kritischer Haltung unterstreichen. Reagierst du unpassend zu dem Gesagten, wird dein Gegenüber misstrauisch. Das ist kontraproduktiv für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. Daher sei achtsam bei deinen Reaktionen. #beauthentic
3. Bestehende Teamanalyse und Aufgaben-Beobachtung!
Bevor du als neue Führungskraft Prozesse hinterfrägst und re-organisierst, ist es wichtig sich Zeit zu nehmen um bestehende Strukturen und Aufgaben zu beobachten und zu analysieren. Es gilt zuerst das zu schätzen was bereits vorhanden ist – Warum? Jemand hat viel Zeit und Energie in etwas investiert und es ist ein Zeichen von Wertschätzung, das auch anzuerkennen.
Nicht voreilig Umstrukturieren!
DON’T:
Hier spreche ich aus eigener Erfahrung: Mit 27 wurde ich unerwartet zur Führungskraft und habe meine Aufgabe darin gesehen, im Team “aufzuräumen”. Zu vorschnell habe ich sämtliche Prozesse und Verantwortlichkeiten umverteilt und im Team eine völlige Unruhe kreiert. Die Folge davon: Mit der fehlenden Rolle haben sich die Mitarbeiter*innen perspektivlos und nicht mehr wertgeschätzt gefühlt. Die Aufgabe, die bisher “genug” war, bekam nun jemand anderes, es entstanden Zukunftsängste und Neid im Team untereinander. Kurz gesagt: Sodom und Gomorrah.
DO:
Das bestehende Team und seine Aufgaben analysieren und verstehen. Wichtig ist es hier vorerst, die Füße still zu halten, auch wenn es schwer fällt. In dieser ca. 6 Monate langen “Beobachtungsphase” sollte man das Team und deren Verantwortlichkeiten so gut kennenlernen, dass man eine Strategie entwickeln kann, um bei Bedarf danach bestehende Strukturen aufzubrechen und neu zu organisieren.
4. Delegation – die Königsdisziplin vom Loslassen und Vertrauen
“Selber macht man es halt doch am Besten” – Ein Satz, der vielen sicher leider nur zu geläufig ist. Doch als Führungskraft kommt man so über kurz oder lang nicht mehr weiter. Das richtige Delegieren von Aufgaben gilt als Königsdisziplin und ist deshalb so herausfordernd, da es einiges an Vorarbeit braucht, damit auch alles wirklich reibungslos funktioniert.
Anhalten könnt ihr euch an folgenden W’s:
WER? macht WAS? WIE genau?(bis) WANN?und WARUM?
Das Warum ist für die Motivation und Wertschätzung extrem wichtig. Mit dem richtigen Purpose und der klar ausgesprochenen Erwartungshaltung entspannt sich die Lage im Team und das “Loslassen” der Aufgaben fällt leichter.
Eine Voraussetzung dafür ist eine offene Fehlerkultur. Ja, es wird nicht auf Anhieb alles perfekt funktionieren. Das ist völlig normal. Wichtig ist, dass dir als Führungspersönlichkeit klar ist, dass du als Ratgeber und Mentor deinem Team zur Seite stehst und ihnen die gegebenen Aufgaben nicht wieder selbst abnimmst. Dein Team wird seinen ganz eigenen Weg finden, dir deine gewünschte Lösung zu erarbeiten und das ist eigentlich auch das, was du willst. Du wünschst dir Entwicklung im Team und keine willenlosen “Lemminge”. Und das klappt nur mit genügend Freiraum und Vertrauen.
Karin soll als Stellvertreterin von Maria die Budgetplanung bis zum nächsten Quartal übernehmen, da Maria Karin’s Zahlengefühl sehr schätzt und ihr damit vertraut.
DON’T:
Maria kontrolliert konstant den Aufgabenfortschritt von Karin und bringt sie immer wieder aus ihrem Konzept. Sie hinterfragt schon während des Arbeitsprozesses ihre Arbeitsschritte und gibt unerwünschte Ratschläge. “Ich fülle immer zuerst die Ist-Daten ein, bevor ich zukünftige Budgetzahlen definiere. Dann hat man eine bessere Übersicht.”
DO:
Maria übergibt die Aufgabe Karin und informiert sie, dass es in 2 Wochen einen Jour Fixe Termin zur Abstimmung gibt und sie in der Zeit gerne zur Verfügung steht, wenn sie gebraucht wird. Ansonsten werden in diesem Termin der 1. Entwurf und die weitere Vorgehensweise sowie das Feedback zur Aufgabe besprochen.
5. Teamdynamiken & Rollenverteilung
Jedes Team besteht immer aus folgenden Positionen, diese zu verstehen und gezielt für den gemeinsamen Erfolg zu nutzen ist ein wichtiger Teil der Führungsverantwortung.
1. Alpha: ist der oder die Stärkste in der Gruppe und die anderen folgen ihm/hr. (ist nicht der Teamleiter) Durch seinen/ihren Antrieb und seine/ihre Dominanz ist es wichtig, die Person auf seine / ihre Seite zu holen. Dann sind die anderen mit von der Partie.
2. Beta: ist der oder die Unterstützer*in von Alpha und hilft ihm oder ihr, die Stellung im Team zu halten. Sie sind meist die Expert*innen und bringen Wissen in die Gruppe, um das vorgegebene Ziel leichter erreichen zu können.
3. Gamma: lässt sich als Gruppenmitglied von Alpha leiten und gibt keine Richtung vor, sondern folgt. Abhängig von der Gruppengröße, gibt es oft mehrere Gamma-Persönlichkeiten.
4. Omega: Ja, aber – eine Aussage, die oft fällt, wenn ein Omega im Spiel ist. Die Omega-Aufgabe ist es, die Mission und Entscheidungen des Alphas zu hinterfragen. Er oder sie weist auf Fehler oder mögliche blinde Flecken hin und ist unerlässlich für den Teamerfolg. Das Omega kann nicht einfach aus dem Team ausgeschlossen werden. Wichtiger Punkt: Selbst wenn es zu einem Ausscheiden dieser Position kommt, wird diese unbewusst im Team nachbesetzt. Es wird immer einen Gegenspieler geben – und das ist auch gut so!
Dein Projektteam für die Mitarbeiter*innenbefragung ist zusammengekommen, um die Einführung des neuen Tools zu besprechen.
Amara, Projektmanagerin, ist seit 10 Jahren im Unternehmen und kennt die Prozesse auswendig. Wenn sie ihre Sichtweise im Team teilt, sind alle anderen meist ihrer Meinung und folgen ihren Vorschlägen. (Alpha)
Barbara & Siegfried, IT Mitarbeiter*innen, unterstützen ihre Projektleiterin voll und ganz und haben bereits einen Umsetzungsvorschlag für Antonia. (Beta)
Gun ist HR-Generalist und findet die Vorschläge von Antonia sowie von Barbara und Siegfried gut und freut sich auf die Umsetzung. (Gamma)
Oliver ist für Marketing & Kommunikation und ist ziemlich unzufrieden mit der Gestaltung und tut das immer wieder kund in der Gruppe. Er hat sich wochenlang damit beschäftigt und sieht ihre Interpretation als Widerspruch seiner Maßnahmen. (Omega)
DON’T:
Das gesamte Projektteam ignoriert den Konflikt und Oliver wird aus dem Team ausgeschlossen. Gun empfindet die Herangehensweise bedenklich und beginnt nun auch seine Meinung im Projekt kritisch kundzutun. Er wird zum neuen Omega.
DO:
Du bestärkst Amara darin ein Einzelgespräch mit Oliver zu führen, um seine Bedenken besser zu verstehen und aus seinem Feedback eine Chance zu erkennen. Es kann schließlich sein, dass der Entwurf tatsächlich nicht den Firmengestaltungs-Richtlinien entspricht, auch wenn es euch intern gut gefällt.
You are not alone
Du musst diese Rolle wirklich nicht alleine bewältigen. Viele Unternehmen bieten Buddy oder Mentoring-Programme bei einer Beförderung an. Nutze die Möglichkeit, mache Gebrauch davon oder frage nach, wenn es nicht proaktiv angeboten wird! Es hilft sehr, sich mit anderen auszutauschen. Wenn du den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr siehst, ist auch ein / eine gute*r Coach eine gute Option, um sich für die neue Rolle Unterstützung zu holen. Es ist keine Schwäche, nach Unterstützung zu fragen, sondern ein Zeichen von Stärke und Reflexion.
Mein Fazit
Aus erster Hand weiß ich, dass es wirklich nicht leicht ist, wenn man plötzlich eine Führungsposition übernehmen “darf”. Ich habe damals alle Fehler, vor denen man im inoffiziellen “Lehrbuch für Manager*innen” gewarnt wird, gemacht. Ich habe aus meinen Fehlern selbst lernen und deren Konsequenzen tragen müssen und das möchte ich dir ersparen.
Sei nachsichtig mit dir selbst, was deine eigenen Fehler angeht. Du wirst vor Herausforderungen gestellt werden, die du nicht kommen sehen wirst. Gestehe dir selbst eine Entwicklung zu, so wie du sie auch deinem Team zugestehst. Sei und bleib authentisch, aufmerksam und dir selbst treu. Gib auch deinem Team die Möglichkeit dazu. Wichtig ist, dass du einen kühlen Kopf bewahrst, einen Schritt nach dem anderen gehst und dir bei Bedarf Hilfe holst. Denn es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen, das kannst du mir glauben!
Ein Team zu führen ist eine spannende, aber auch herausfordernde Aufgabe. Die Entscheidungsträger*innen haben sich bewusst für dich als Führungskraft entschieden, weil sie dein Potenzial sehen. Glaube an dich und nutze die Chance, etwas zu bewegen. Weil, wie hat Augustinus gesagt:
»In dir muss brennen, was du in anderen entzünden willst!«
